Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 11 août 2026.

EquiMail (« nous ») est un assistant de messagerie qui trie, nettoie et aide à répondre aux e-mails de ses utilisateurs. La protection de vos données est au cœur du produit : cette page décrit précisément ce que nous collectons, pourquoi, et vos droits (RGPD).

1. Données collectées

Données de compte : nom, adresse e-mail et photo de profil transmis par Google ou Microsoft lors de la connexion OAuth, ou l’adresse e-mail fournie à l’inscription.
Données de messagerie : lorsque vous connectez une boîte Gmail ou Outlook, nous importons les e-mails récents de votre boîte de réception (expéditeur, objet, corps, en-têtes) afin de les catégoriser, détecter les newsletters et le démarchage, suivre les réponses attendues et appliquer vos règles.
Jetons d’accès OAuth : chiffrés au repos (AES-256-GCM). Nous ne voyons jamais votre mot de passe.
Données de facturation : traitées par Stripe ; nous ne stockons aucune donnée de carte bancaire.
Calendrier (optionnel) : si vous connectez votre agenda (adresse ICS privée), cette adresse est chiffrée au repos et n’est jamais renvoyée à votre navigateur.
Style d’écriture (activé par défaut, désactivable) : au moment où vous demandez un brouillon, nous lisons vos derniers e-mails envoyés — les vôtres, jamais ceux que vous recevez — pour en tirer une courte fiche de style : formule d’appel, registre (tutoiement ou vouvoiement), longueur habituelle, formule de clôture, tics de langage. Une fiche par correspondant à qui vous avez déjà écrit au moins trois fois, plus une fiche générale pour votre compte. Seule cette description est conservée : aucun extrait, aucun nom, aucun sujet de conversation. Vous pouvez couper cet apprentissage dans Paramètres → Ton des brouillons ; la coupure efface les fiches déjà apprises.

2. Utilisation des données — et ce que nous ne faisons pas

Vos données de messagerie servent exclusivement à fournir les fonctionnalités que vous activez : catégorisation, désabonnement, détection de démarchage, suivi de réponses, brouillons. Nous ne vendons pas vos données, nous ne les utilisons pas pour de la publicité, et aucun humain n’accède au contenu de vos e-mails, sauf demande de support explicite de votre part ou obligation légale.

Google Workspace APIs — Limited Use : l’utilisation par EquiMail des données reçues des Google Workspace APIs se conforme à la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences « Limited Use ». Ces données ne sont jamais vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d’IA généralistes. Elles sont communiquées à nos sous-traitants dans la seule mesure nécessaire aux fonctionnalités que vous activez — voir les sections 3 et 4.

3. Traitement par intelligence artificielle

Les fonctions IA (catégorisation, détection de démarchage, résumés, traduction, brouillons) reposent sur des modèles de langage. Pour les exécuter, le contenu des e-mails concernés — expéditeur, objet, corps et en-têtes — est transmis à notre sous-traitant d’IA, uniquement pour produire le résultat demandé et sans autre finalité. Cette transmission est inhérente à la fonctionnalité : sans elle, aucune de ces fonctions ne peut être rendue.

Nos traitements IA sont opérés via un fournisseur d’infrastructure d’IA établi dans l’Union européenne, sur un point d’accès UE avec traitement dans l’Union européenne, sous contrat de sous-traitance (DPA), et sans réutilisation de vos contenus pour entraîner ses modèles. La liste nominative à jour de nos sous-traitants — raison sociale, région et modèles utilisés — figure sur la page Sous-traitants.

Vos contrôles. Le traitement IA repose sur votre consentement exprès, demandé par finalité : tri et détection du démarchage, résumés, traduction, rédaction. Aucun traitement n’est actif sans consentement enregistré, et chaque consentement est révocable à tout moment dans Paramètres → Consentements IA. Vous pouvez en outre exclure du traitement IA un expéditeur (ou un domaine entier), un dossier ou un mot-clé, et couper l’IA entièrement par un interrupteur global : un message exclu n’est jamais envoyé à un modèle.

Les sorties des modèles sont des propositions (un classement, un texte) que vous restez libre de modifier ou d’ignorer : elles ne constituent pas des décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard.

4. Hébergement et sous-traitants

Application : Railway Corp. (hébergement de l’application).
Base de données : Neon Inc. (PostgreSQL, région Europe — eu-west-2).
Traitements IA : fournisseur d’infrastructure d’IA établi dans l’Union européenne (endpoint UE, traitement dans l’Union européenne).
Paiements : Stripe Payments Europe Ltd.
APIs de messagerie : Google LLC (Google Workspace APIs / Gmail), Microsoft Corporation (Outlook / Graph).
E-mails transactionnels du service : Resend.

La liste nominative et à jour de ces sous-traitants est publiée sur la page Sous-traitants. Elle est tenue à part précisément pour pouvoir être mise à jour à chaque changement de prestataire ou de modèle sans réécrire la présente politique.

5. Durée de conservation

Les données de messagerie sont conservées tant que la boîte reste connectée. La suppression d’une boîte depuis les Paramètres efface immédiatement les e-mails importés, expéditeurs et analyses associés. La suppression du compte (Paramètres → Zone dangereuse) efface immédiatement l’ensemble des données et résilie l’abonnement en cours.

Durées chiffrées applicables aux données issues du traitement IA :

Justifications de détection de démarchage : le texte d’explication produit par le modèle pour motiver un verdict est effacé automatiquement 30 jours après sa création. Seul le verdict lui-même (catégorie, score, décision) est conservé ensuite, tant que la boîte reste connectée.
Consentements au traitement IA : un consentement vaut 365 jours (un an). Au-delà, il est considéré comme expiré et le traitement correspondant s’arrête de lui-même tant que vous ne l’avez pas renouvelé. La trace du consentement (date d’octroi, date de révocation) est conservée tant que le compte existe, au titre de la preuve de conformité.

6. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Vous pouvez aussi révoquer l’accès d’EquiMail à tout moment depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google ou Microsoft. Pour exercer vos droits : contact@equimail.fr. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Sans attendre votre démarche, EquiMail révoque de lui-même son autorisation d’accès Google (jeton OAuth) auprès de Google lorsque vous déconnectez une boîte Gmail et lorsque vous supprimez votre compte. Microsoft n’expose pas de mécanisme équivalent côté serveur : pour Outlook, la révocation s’effectue depuis les paramètres de votre compte Microsoft.

7. Cookies

EquiMail n’utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement : session d’authentification, boîte active, langue d’affichage et sécurité du flux OAuth. Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers.

8. Contact

Responsable de traitement : Equinox AI (entreprise individuelle Da Cunha-Magnolia, SIREN 810 926 691, 17 Rue Roger Fremeaux, 68420 Voegtlinshoffen, France) — contact : contact@equimail.fr.