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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 septembre 2026.

EquiMail (« nous ») est un assistant de messagerie qui trie, nettoie et aide à répondre aux e-mails de ses utilisateurs. La protection de vos données est au cœur du produit : cette page décrit précisément ce que nous collectons, pourquoi, et vos droits (RGPD).

1. Données collectées

  • Données de compte : nom, adresse e-mail et photo de profil transmis par Google ou Microsoft lors de la connexion OAuth, ou l’adresse e-mail fournie à l’inscription.
  • Données de messagerie : lorsque vous connectez une boîte Gmail ou Outlook, nous importons les e-mails récents de votre boîte de réception et vos e-mails envoyés (expéditeur, destinataires, objet, corps, en-têtes, noms des libellés), puis nous synchronisons la boîte à intervalles réguliers. Pour Gmail, à la première connexion, nous lisons aussi l’expéditeur et le lien de désabonnement d’e-mails plus anciens, sans leur contenu, pour recenser vos newsletters. Les autres dossiers (spam, corbeille, brouillons, libellés) ne sont lus qu’au moment où vous les ouvrez dans EquiMail, et les messages ainsi affichés ne sont pas enregistrés. Ces données servent à catégoriser vos e-mails, détecter les newsletters et le démarchage, suivre les réponses attendues, préparer des brouillons et appliquer vos règles.
  • Jetons d’accès OAuth : chiffrés par l’application (AES-256-GCM). Avec une connexion OAuth, nous ne voyons jamais votre mot de passe. Pour une boîte IMAP, le mot de passe que vous saisissez est chiffré de la même façon.
  • Données de facturation : traitées par Stripe ; nous ne stockons aucune donnée de carte bancaire.
  • Calendrier (optionnel) : si vous connectez votre agenda (adresse ICS privée), cette adresse est chiffrée au repos et n’est jamais renvoyée à votre navigateur.
  • Style d’écriture (activé par défaut, désactivable) : lorsqu’un brouillon est préparé, à votre demande ou par une règle que vous avez créée, nous analysons vos derniers e-mails envoyés, les vôtres et jamais ceux que vous recevez, pour en tirer une courte fiche de style : formule d’appel, registre (tutoiement ou vouvoiement), longueur habituelle, formule de clôture, tics de langage. Une fiche par correspondant à qui vous avez déjà écrit au moins trois fois, plus une fiche générale pour votre compte. La fiche ne contient aucun extrait, aucun nom, aucun sujet de conversation. Vous pouvez couper cet apprentissage dans Paramètres → Ton des brouillons ; la coupure efface les fiches déjà apprises.
  • Pièces jointes : nous enregistrons leur nom, leur type et leur taille pour les afficher. Le contenu des pièces jointes n’est jamais stocké : il est récupéré auprès de votre messagerie au moment où vous l’ouvrez, puis n’est pas conservé.

2. Stockage et sécurité

Les e-mails importés, reçus comme envoyés, sont stockés en entier (corps texte et HTML compris) dans notre base de données, avec les données que nous en tirons : catégorie, verdict de démarchage, résumés, fiches de style. Ils y restent pendant les durées indiquées en section 7.

Les secrets qui donnent accès à votre messagerie (jetons OAuth, mot de passe IMAP) et l’adresse privée de votre agenda font l’objet d’un chiffrement applicatif propre à EquiMail (AES-256-GCM). Le contenu des e-mails ne bénéficie pas de ce chiffrement applicatif. Les échanges avec les API de Google et de Microsoft passent par des connexions chiffrées (HTTPS).

3. Actions effectuées dans votre boîte

L’autorisation demandée à Google (gmail.modify) permet de lire votre boîte et d’y apporter des modifications. EquiMail s’en sert uniquement pour les actions ci-dessous, et ne fait jamais de suppression définitive d’un e-mail : un message supprimé depuis EquiMail est placé dans la corbeille de votre messagerie.

  • Automatiquement, à chaque synchronisation : EquiMail ajoute ou retire des libellés sur vos e-mails (catégorie, dossiers intelligents que vous avez créés, suivi « à répondre ») et crée ces libellés s’ils n’existent pas encore.
  • Si vous avez activé le blocage automatique du démarchage (désactivé par défaut) : lorsqu’un expéditeur inconnu est détecté comme démarchage avec une confiance élevée, ses e-mails sont archivés.
  • Par une règle que vous avez créée, pour chaque e-mail qui y correspond : ajouter un libellé, archiver (tout de suite ou après le délai choisi), marquer comme lu, marquer comme spam, déplacer dans un dossier, placer dans la corbeille, transférer à l’adresse que vous avez indiquée, créer un brouillon de réponse dans votre messagerie, ou envoyer une réponse rédigée par l’IA. Une fois la règle créée, le transfert et l’envoi partent automatiquement, sans nouvelle validation de votre part pour chaque e-mail. Une réponse envoyée par une règle porte une mention indiquant qu’elle a été rédigée par une IA, et les actions qui font appel à l’IA ne s’exécutent qu’avec votre consentement à la rédaction.
  • À votre demande, quand vous cliquez : archiver ou désarchiver, marquer comme lu ou non lu, marquer comme spam, placer dans la corbeille, déplacer, enregistrer un brouillon, envoyer une réponse que vous avez validée, supprimer un libellé EquiMail quand vous supprimez le dossier ou la catégorie correspondante, et vous désabonner d’une newsletter. Le désabonnement appelle le lien de désabonnement fourni par l’expéditeur ou, à défaut, envoie depuis votre boîte un e-mail « Unsubscribe » à l’adresse qu’il indique, puis archive les e-mails de cet expéditeur.

En dehors des règles d’envoi et de transfert que vous avez créées, aucun e-mail ne part de votre boîte sans une action de votre part.

4. Utilisation des données, et ce que nous ne faisons pas

Vos données de messagerie servent exclusivement à vous rendre les fonctionnalités d’EquiMail : catégorisation, désabonnement, détection du démarchage, suivi des réponses, brouillons, résumés, traduction et règles. Nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas pour de la publicité.

Google Workspace APIs, Limited Use : l’utilisation par EquiMail des informations reçues des Google Workspace APIs respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences « Limited Use », ainsi que la Google Workspace API User Data and Developer Policy. Selon la formule de Google : « The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. »

En particulier, les données reçues de Google :

  • ne sont jamais vendues et ne servent jamais à la publicité ;
  • ne sont jamais utilisées pour créer, entraîner, développer ou améliorer des modèles d’IA ou d’apprentissage automatique généralistes, qu’il s’agisse des nôtres ou de ceux d’un tiers ;
  • ne sont transmises à des tiers que pour vous rendre le service que vous utilisez (voir les sections 5 et 6), pour des raisons de sécurité ou pour respecter la loi.

Lecture humaine. Personne chez EquiMail ne lit le contenu de vos e-mails, sauf dans l’un de ces cas : vous nous avez donné votre accord explicite pour des messages précis, par exemple lors d’une demande d’assistance ; c’est nécessaire pour des raisons de sécurité, par exemple pour enquêter sur un bug ou un abus ; c’est exigé par la loi.

Signalement d’un e-mail. Dans l’application, le bouton « Signaler une erreur » sur un e-mail, ou la proposition qui suit une correction de catégorie, est la forme de cet accord explicite : il ne vaut que pour l’e-mail signalé. L’équipe peut alors lire cet e-mail, uniquement pour corriger l’erreur signalée et améliorer le tri, les brouillons, les résumés ou la détection de démarchage. Une simple correction de catégorie, sans ce clic, n’autorise aucune lecture. Vous retrouvez vos signalements dans Paramètres, « Mes signalements », et pouvez les retirer à tout moment : l’e-mail n’est alors plus lu et sort de nos jeux de test. Un signalement est aussi effacé quand vous déconnectez la boîte ou supprimez votre compte.

5. Traitement par intelligence artificielle

Les fonctions IA (catégorisation, détection de démarchage, résumés, traduction, brouillons) reposent sur des modèles de langage. Pour les exécuter, le contenu des e-mails concernés (expéditeur, objet, corps et en-têtes) est transmis à notre sous-traitant d’IA, uniquement pour produire le résultat demandé et sans autre finalité. Cette transmission est inhérente à la fonctionnalité : sans elle, aucune de ces fonctions ne peut être rendue.

Nos traitements IA sont opérés via un fournisseur d’infrastructure d’IA établi dans l’Union européenne, sur un point d’accès UE avec traitement dans l’Union européenne, sous contrat de sous-traitance (DPA), et sans réutilisation de vos contenus pour entraîner ses modèles. La liste nominative à jour de nos sous-traitants (raison sociale, région et modèles utilisés) figure sur la page Sous-traitants.

Vos contrôles. Le traitement IA repose sur votre consentement exprès, demandé par finalité : tri et détection du démarchage, résumés, traduction, rédaction. Aucun traitement n’est actif sans consentement enregistré, et chaque consentement est révocable à tout moment dans Paramètres → Consentements IA. Vous pouvez en outre exclure du traitement IA un expéditeur (ou un domaine entier), un dossier ou un mot-clé, et couper l’IA entièrement par un interrupteur global : un message exclu n’est jamais envoyé à un modèle.

Les sorties des modèles sont des propositions (un classement, un texte) que vous restez libre de modifier ou d’ignorer : elles ne constituent pas des décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard.

6. Hébergement, sous-traitants et destinataires

Nous faisons appel aux catégories de prestataires suivantes :

  • Hébergement de l’application, du service de traitement en arrière-plan et de sa file de tâches.
  • Base de données PostgreSQL, qui stocke les données décrites en section 2.
  • Traitements IA : fournisseur d’infrastructure d’IA établi dans l’Union européenne (endpoint UE, traitement dans l’Union européenne).
  • Paiements : prestataire de paiement en ligne.
  • APIs de messagerie : les fournisseurs de votre boîte, Google (Google Workspace APIs, Gmail) et Microsoft (Outlook, Graph).
  • E-mails du service : prestataire d’envoi d’e-mails transactionnels. Il reçoit l’adresse de votre compte et le contenu des e-mails que nous vous envoyons, y compris les résumés générés à partir de vos e-mails lorsque vous avez créé une règle de résumé, ainsi que les messages que vous nous adressez depuis l’application.
  • Messagerie de contact : hébergeur de notre adresse contact@equimail.fr, qui reçoit les e-mails que vous nous écrivez.

Certaines de vos actions transmettent aussi des données à des destinataires que vous choisissez : la personne à qui une règle de transfert envoie un e-mail, et l’expéditeur d’une newsletter, qui reçoit votre demande de désabonnement.

La liste nominative et à jour de ces sous-traitants est publiée sur la page Sous-traitants. Elle est tenue à part précisément pour pouvoir être mise à jour à chaque changement de prestataire ou de modèle sans réécrire la présente politique.

7. Durée de conservation et suppression

Le courrier importé (e-mails reçus et envoyés, expéditeurs, catégories, verdicts de démarchage, résumés générés) n’a pas de durée de conservation fixe : il est conservé tant que la boîte reste connectée à EquiMail et que votre compte existe. Il n’y a pas de purge automatique de ces données.

Durées chiffrées appliquées automatiquement :

  • Justifications de détection de démarchage : le texte d’explication produit par le modèle pour motiver un verdict est effacé automatiquement 30 jours après sa création. Seul le verdict lui-même (catégorie, score, décision) est conservé ensuite, tant que la boîte reste connectée.
  • Journal technique des appels IA : une ligne par appel (fonction, modèle, nombre de tokens, durée, coût, message d’erreur technique éventuel), sans le texte envoyé au modèle ni sa réponse, supprimée automatiquement 90 jours après l’appel.
  • Consentements au traitement IA : un consentement vaut 365 jours (un an). Au-delà, il est considéré comme expiré et le traitement correspondant s’arrête de lui-même tant que vous ne l’avez pas renouvelé. La trace du consentement (date d’octroi, date de révocation) est conservée tant que le compte existe, au titre de la preuve de conformité.

Déconnexion d’une boîte (Paramètres) : pour une boîte Gmail, EquiMail révoque d’abord son autorisation auprès de Google. Il efface ensuite immédiatement les e-mails importés, fils, expéditeurs, verdicts, dossiers intelligents, catégories personnalisées et historiques de traitement de cette boîte. Restent rattachés à votre compte : vos règles, votre fiche de style générale, votre historique de consommation IA et votre identifiant de connexion Google ou Microsoft. Ses jetons d’accès sont effacés : il ne sert plus qu’à vous connecter à EquiMail et ne donne plus accès à la boîte.

Suppression du compte (Paramètres → Zone dangereuse, ou depuis la page de connexion d’une boîte si aucune boîte n’est reliée) : EquiMail révoque ses autorisations Google, résilie l’abonnement en cours, puis efface immédiatement votre compte, vos boîtes et toutes les données décrites ci-dessus, y compris le journal technique des appels IA, votre demande d’accès à la bêta si vous en aviez fait une, vos liens de réinitialisation de mot de passe et votre adresse e-mail dans nos rapports d’activité internes. Si la résiliation échoue chez notre prestataire de paiement, l’effacement a lieu quand même et nous sommes alertés pour résilier l’abonnement à la main. Un appel IA encore en cours au moment de la suppression peut laisser une ligne de journal, effacée au plus tard 90 jours après. Seules subsistent les données conservées par notre prestataire de paiement, notamment les factures émises, qu’il garde au titre de ses obligations comptables, et, si vous aviez été parrainé, la ligne de commission de votre parrain (montant et référence de facture, sans nom ni adresse). Vous pouvez aussi demander la suppression de votre compte ou de ces données à contact@equimail.fr.

8. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Vous pouvez aussi révoquer l’accès d’EquiMail à tout moment depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google ou Microsoft. Pour exercer vos droits : contact@equimail.fr. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Sans attendre votre démarche, EquiMail révoque de lui-même son autorisation d’accès Google (jeton OAuth) auprès de Google lorsque vous déconnectez une boîte Gmail et lorsque vous supprimez votre compte. Microsoft n’expose pas de mécanisme équivalent côté serveur : pour Outlook, la révocation s’effectue depuis les paramètres de votre compte Microsoft.

9. Cookies

EquiMail n’utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement : session d’authentification, boîte active, langue d’affichage et sécurité du flux OAuth. Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers.

10. Contact

Responsable de traitement : Equinox AI (entreprise individuelle Da Cunha-Magnolia, SIREN 810 926 691, 17 Rue Roger Fremeaux, 68420 Voegtlinshoffen, France). Contact : contact@equimail.fr.